なんとか社内稟議を通してRPAを社内で導入しようとしても初期に発生する課題は山のようにあります。

そうは言ってもどこの会社も企業規模は違えど課題は似たり寄ったりで、いずれも一つずつクリアしていけばプロジェクトの成功確率は飛躍的に上がります。

今回はそちらについて説明していければと思います。

自動化アイデアが出ない

この記事を読んで頂いている方にはRPAは身近な存在かもしれませんが、一般的にまだまだRPAはメジャーとは言えません。

RPAとは何かを知らない方に対して、RPA化出来そうな業務アイデアを出して欲しいと依頼したところで良いアイデアが出ることはありません。

ここでは対象を一部部署の方(10名程度が目安)に絞り、まずはRPAとは何なのか、何が出来るのかをある程度の具体性を持って伝えてください。

それが出来ればまずは規模の小さいもので良いので一つロボットを作ってみてください。

交通費検索が出来ます、システムへの転記が出来ますと口頭で伝えたところで何も知らない方に100%伝えるのは相当難しいのですが、実際に自社内のシステムを自動化したロボットを見せると理解されることが非常に多いです。

まずはここを目指しましょう。

費用対効果の算出が出来ない

まずは効果の部分から説明します。

こちらは簡単、削減される業務にかかっているコストを算出するだけです。

具体的な式は以下の通り。

対応者数×対応者時給×削減される業務工数×自動化割合

時給1,500円のアルバイト2人で毎月30時間かけて行っている在庫管理確認業務を100%自動化出来るとした場合は以下の通りです。

2 × 1500 × 30 × 1.0 = 90,000

ご理解頂けましたでしょうか。

では続いてツール開発にかかるであろう工数を見積もる必要がありますがこちらが問題です。

正直な話、始めのうちは実施したい内容をフロー化し、エンジニアに時間、料金を見積もってもらうしかないでしょう。

ただ一ヵ月、二ヵ月経った頃にはどの程度のロボットがどれくらいの工数で開発出来るのかを判断出来る人材が一人二人は出てきます。

将来的にはそういった判断が出来る人材を増やしていけば良いでしょう。

業務フローの可視化が出来ない

基本的にRPAで自動化出来るような業務を行っている方はキーボードパンチャーであり、業務フローの作成等を実施したことがない方、そういったスキルを持っていない方がほとんどです。

また自らの業務が自動化されるということは将来の食い扶持がなくなることに直結するため、例え自分の業務をフローに起こすことが出来たとしても積極的にやりたがらない方もいるでしょう。

まず大事なのが、自動化によって仕事がなくなるのではなく自らのスキルが上がり、長期的に見た場合そういった視野を持っている人間の方が価値が高くなることを対象者に認識してもらうことです。

ここでのポイントは決して上から目線にならないこと。

君たちの業務を自動化してあげるよ、ではなく将来一緒にもっと楽しいことしましょうというスタンスを見せてください。

その上で業務フローの書き起こし方についての技術的な研修を始めてください。

マインドセットを怠ると時間の無駄になってしまうのでここは慎重に実施してください。

導入支援サービス

ソフトバンクではオプションサービスとして導入支援サービスという商品を提供しています。

具体的には2日間のサービスなのですが内容は下記の通りです。

■Day1(2時間程度)
・RPAとは何か
・PPA向きの業務説明
・RPAが不向きな業務説明
・他社のRPA事例紹介

■Day2 (2時間程度)
・御社から頂いたアイデアのROI(投資利益率)算出
・仮にソフトバンクがPMを務めた場合の開発優先順位紹介
・いくつかの案件に対して改善案を掲示
・業務設計書作成方法紹介

なお、Day1とDay2の間は二週間ほど空けてその間に自社内で自動化アイデアを練り、そこで出た案をExcelのフォーマット(こちらから事前にお送りします)にまとめてソフトバンクに提出頂きます。

それをDay2が始まるまでにソフトバンク側で精査した上で2日目のコンテンツを作成していく形です。

一見するとDay1の作業というのは遠回りに見えますが、RPAの認知を広げる前にアイデアを抽出しようとすると「代理押印してくれるロボットが欲しい」「新規企画を作成して欲しい」といった的外れなアイデアが集まります。

恥ずかしながら、実際弊社ではそうでした。

同僚からのアイデアであるがゆえにないがしろにする訳にもいかず、その対応に非常に時間がかかりました。

またアイデアというのは0から1を生むには非常に負荷がかかるものの、20から21にするにはそこまでの負荷はかかりません。

それが出来るなら、私のこの業務も…とユーザーに思わせるためにもRPAとは何なのか、アイデア出しのコツをRPAのプロフェッショナルである我々がDay1で紹介する形です。

いっぽう、Day2の一番の魅力はアイデアに対して、机上ではありますが、それを自動化するための開発工数の概算が出せる点。

毎月1時間の業務削減を行うロボットの開発に100時間かけるべきではありません。

どうやってその概算を出したのか、優先順位決定の項目等導入初期にプロジェクトマネージャーに求められるノウハウを全てお伝えしますので、半年後、1年後にあらためてアイデアを募集しようとした場合、自社だけでの実施が可能です。

また、我々が提供するのは 2017年度実績で月間10,785時間分の業務を削減したノウハウです。

そういったサポートを謳う企業は多いものの、そこに実績はあるのかを是非確認してみてください。

何も自社のRPAプロジェクトをRPA販売店の実験台にする必要はありません。

成功体験に基づいたサービスを提供している会社を選べばプロジェクトの成功率は間違いなく上がります。